BAB II
PEMBAHASAN
A. Sistem Penyimpanan (filling system)
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang
sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut
sewaktu-waktu dibutuhkan.[1]Sistem
penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption)
dari dokumen yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut
urutan tertentu.
B. Sistem-Sistem Penyelenggaraan
Filling
Ada 5 dasar pokok sistem penyimpanan yang dapat digunakan[2],
yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
1. Sistem Abjad
Sistem abjad atau bisa juga disebut sistem alfabetik adalah suatu sistem untuk menyimpan dokumen berdasarkan susunan
abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan yaitu menyusun subyek itu
dalam urutan A sampai Z.[3] Sistem ini adalah yang paling umum
digunakan dalam lingkungan organisasi, hal ini karena kemudahan pelaksanaannya.
Abjad yang di pergunakan adalah
abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.
Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan
abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standar peraturan-peraturan
yang ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti
prosedur yang telah ditentukan.
Sistem penyimpanan
arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara[4]:
a)
Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah-istilah atau nama-nama yang
terdiri dari 2 (dua) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal:
§ Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi.
§ Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b) Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata,
nama-nama yang terdiri dari 2 (dua) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing-masing
kata berdiri sendiri. Misal:
·
Jakarta
Utara
·
Banjar
Negara
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip,
karena:
1. Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen.
Sehingga dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama orang atau
lembaga.
2. Dokumen-dokumen dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu
nama dan satu tempat.
3. Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang
bervariasi.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah:
1. Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana.
2. Susunan guide dan folder sederhana.
3. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok
menjadi satu.
4. Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan.
Kerugian dari sistem penyimpanan abjad:
1. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui
bagian mana yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui
belakang.
2. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungannya satu sama
lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan.
3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperukan
pemahaman tentang peraturan mengindeks.
2. Sistem Subyek
Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen bersangkutan.[5]
Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah,
pokok surat, atau subyek. Dengan kata lain sistem ini merupakan
suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan
kepentingan dokumen.
Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip
ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa
yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah-masalah
yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (
subjek ) di bawah
keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub
subjek dari pokok masalah ( subjek )
misalnya Keuangan: bonus haji, hadiah tahun baru, lembur, dan seterusnya.
Contoh yang agak gampang dari penggunaan sistem subyek yang
sederhana adalah file (almari arsip) pribadi seorang dosen. Di sini surat-surat
dikumpulkan di dalam map-map yang diberi label menurut subyek masing-masing,
misalnya: Jadwal, Kurikulum, Laporan, Nilai, Penasehat Akademik, Skripsi, Soal
Ujian, Surat Keputusan dan lain-lain.[6]
Kelebihan sistem subyek:
1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
2. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
Kelemahan sistem subyek:
1.
Sulit mengklasifikasikan
apabila terdapat aneka
ragam perihal yang hampir sama. Padahal berbeda satu sama lain.
2. Kurang cocok untuk bermacam
jenis surat.[7]
3. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada pengelompokan menurut nama tempat atau wilayah. Sistem ini sering disebut
juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.[8]
Sistem
ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah
dikelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan. Dalam
pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian
disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota Provinsi: Ambon, Banda
Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya.
Keuntungan dari sistem geografis:
1. Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.
2. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa adanya
rujukan atau bantuan indeks.
Kerugian dari sistem geografis:
1. Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan
yang cukup tentang pembagian wilayah.
2. Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan
karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan
berkas abjad untuk indeks.
3. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
4. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama-nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (numeric
filing system).[9]
Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumen didasarkan pada nama,
sistem nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya di sini diganti
dengan kode nomor. Nomor yang digunakan pada sistem penyimpanan ini diberikan pada arsip
untuk mengenali lokasi arsip tersebut di dalam tempat penyimpanan. Arsip
disimpan berdasarkan nomor dalam susunan ascending
(dari nomor yang terkecil ke nomor yang terbesar).[10]
Seorang arsiparis
harus lebih dahulu membuat daftar
kelompok masalah-masalah seperti sistem subyek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya. Misalnya:
Kepegawaian 14
Cuti 14,1
Kenaikan
pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang
arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih ke
dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya. dan menunjukkan nomor
dari masing-masing masalah. Daftar ini di sebut dengan kartu indeks. Selanjutnya
juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang telah ditentukan dalam kartu
indeks ini.
Keuntungan sistem nomor:
1. Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.
2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
3. Perluasan nomor tidak terbatas.
Kerugian sistem nomor:
1. Kearsipan tidak langsung karena untuk dapat menemukan dokumen
diperlukan alat bantu berupa indeks nomor.
2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.
3. Indeks disusun harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks.
5. Sistem Kronologis
Sistem ini dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan yang disusun
menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu.[11]
Surat-surat atau bahan yang
datangnya lebih akhir akan ditempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa
melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnya arsiparis akan mengelompokan
surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunnya.
Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat
dikatakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.
Sistem penyimpanan kronologis ini
cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya, sistem ini kurang
efektif apabila digunakan dalam mengelola
dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang
menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.
Kelebihan Sistem Kronologis yaitu :
- Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
- Sangat mudah diterapkan.
- Sederhana
Kekurangan Sistem Kronologis:
- Tidak cocok untuk organisasi besar
- Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
- Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
- Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini
- Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad[12]
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
dokumen yang sangat erat hubungannya dengan penenmuan kembali arsip. Oleh karena itu
sistem penyimpanan arsip harus sesuai dengan lingkungan oranisasi.
Sistem
penyimpanan yang dapat digunakan[13],
yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
DAFTAR PUSTAKA
Alamsyah, Zulkifli. 1988. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia
Bartos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Manajemen Kearsipan
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta:
Gava Media
http://adytsa.blogspot.com/kearsipan/21-03-2014/16:07
http://anugerahdino.blogspot.com/2014/01/penyimpanan-arsip-sistem-subyek.html?m=1
http://wi2andriani.wordpress.com/2011/07/24/sistem-kearsipan-kronologis-chronological-system/
[1] Agus Sugiarto, S.Pd, Teguh Wahyono, S.Kom, Manajemen Kearsipan
Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005). Hal. 51
[4] http://adytsa.blogspot.com/kearsipan/21-03-2014/16:07
[7]
http//:anugerahdino.blogspot.com/2014/01/penyimpanan-arsip-sistem-subyek.html?m=1
[12] http://wi2andriani.wordpress.com/2011/07/24/sistem-kearsipan-kronologis-chronological-system/
nice,, friend
BalasHapusThank chu... :*
BalasHapus